Convidar un client o un proveïdor a dinar pot ser una despesa deduïble, però no n’hi ha prou amb guardar el tiquet. La clau és poder demostrar que l’àpat està realment vinculat a l’activitat econòmica, que està ben justificat i que s’ha registrat correctament.

Un dinar amb un client, un proveïdor o un contacte comercial pot formar part de l’activitat normal d’una empresa o d’un professional. Fiscalment, aquestes despeses no es consideren, d’entrada, una liberalitat, sinó una atenció a clients o proveïdors, i poden ser deduïbles. Ara bé, aquesta deducció té límits i condicions molt clares: no tot s’hi val i Hisenda pot revisar si la despesa respon realment a una activitat econòmica.

Quines despeses es poden deduir?

En general, es poden deduir els àpats amb clients o proveïdors quan estiguin vinculats a l’activitat econòmica i tinguin una finalitat comercial o professional real. La normativa també fixa un límit: les despeses per atencions a clients o proveïdors només són deduïbles fins a l’1% de l’import net de la xifra de negocis del període impositiu.

Això vol dir que la despesa pot ser correcta, però que, si se supera aquest topall, l’excés ja no serà deduïble. Per exemple, si una empresa factura 300.000 euros l’any, el límit general de deducció per aquest tipus d’atencions seria de 3.000 euros.

Quins requisits s’han de complir?

Perquè una despesa sigui fiscalment deduïble, Hisenda exigeix tres obligacions bàsiques. La despesa ha d’estar:

• Vinculada a l’activitat
• Convenientment justificada
• Registrada a la comptabilitat o als llibres registre obligatoris

Si falla una d’aquestes tres potes, la deducció es complica molt. Dit d’una altra manera: no n’hi ha prou amb haver anat a dinar amb algú vinculat al negoci. Cal poder acreditar que aquella despesa tenia sentit empresarial, que es va produir de veritat i que s’ha incorporat correctament a la gestió comptable de l’empresa o de l’activitat professional.

Quines proves convé guardar?

El punt més delicat acostuma a ser la prova. La Llei General Tributària estableix que els gastos deduïbles s’han de justificar prioritàriament amb factura, però també deixa clar que la factura no és una prova privilegiada: si l’Administració posa en dubte l’efectivitat de l’operació, correspon al contribuent aportar proves addicionals que n’acreditin la realitat.

Per això, el risc acostuma a aparèixer quan hi ha una factura de restaurant però no es pot explicar bé quin client o proveïdor hi assistia, quina reunió o gestió comercial hi havia al darrere o quina relació té aquella despesa amb l’activitat. En una comprovació, Hisenda no es queda només amb el paper: valora el conjunt d’indicis i la coherència de la documentació aportada.

Per això, cal guardar un seguit d’evidències per tal de poder mostrar a Hisenda:

• La factura és imprescindible
• En molts casos és recomanable conservar també altres elements que ajudin a construir una traça coherent de l’operació: correus electrònics per concertar la reunió, convocatòries de calendari, pressupostos, ofertes comercials, comandes, contractes, anotacions internes o registres al CRM.

Tot allò que ajudi a connectar l’àpat amb una relació comercial real reforça la deducció. Aquesta és una recomanació pràctica derivada de la càrrega de la prova que recau sobre el contribuent quan l’Administració qüestiona la despesa.

També ajuda que el pagament s’hagi fet amb mitjans de l’empresa o del professional i que la despesa estigui correctament comptabilitzada. No és una garantia automàtica, però sí un element més de coherència documental.

Quan Hisenda sol discutir aquestes despeses

Compta amb aquests supòsits, Hisenda té dubtes en:

• Imports elevats o excessivament recorrents
• Falta d’identificació clara del client o l’interlocutor
• Àpats realitzats els fins de setmana o festius
• Restaurants d’alt nivell sense justificació comercial aparent
• Absència d’un motiu concret per a la reunió
• Manca de traçabilitat entre el dinar i les operacions reals: no s’acredita que la reunió va generar negoci o va estar vinculada a una negociació
• Superació del límit de l’1% de la xifra de negocis

Alguns exemples clars de bones pràctiques

Dinar de seguiment amb un client habitual. Una empresa fa un dinar de feina amb un client amb qui treballa de manera recurrent per revisar l’estat d’un projecte en curs i plantejar noves comandes per al semestre següent. L’import de l’àpat és de 78 euros per a dues persones, una quantitat raonable i coherent amb el tipus de trobada.

En aquest cas, la despesa podria ser més fàcilment defensable davant d’Hisenda perquè no es tracta d’un àpat personal ni extraordinari, sinó d’una reunió vinculada clarament a l’activitat comercial de l’empresa.
Documentació que ajudaria a justificar-la:

• Factura completa del restaurant a nom de l’empresa
• Correu electrònic o missatge previ convocant la reunió
• Pressupost o proposta comercial enviada al client
• Comanda posterior, o bé correus de seguiment relacionats amb la reunió
• Anotació interna o al CRM indicant el motiu de la trobada i les persones assistents

Àpat amb un potencial client després d’una reunió comercial. Una professional autònoma convida a dinar dos representants d’una empresa que podria convertir-se en nou client després d’una reunió on ha presentat els seus serveis. El cost total és de 165 euros, un import superior al cas anterior, però que encara es pot considerar justificable si està relacionat amb una oportunitat de negoci real i ben documentada.

Aquí la clau no és només l’import, sinó poder demostrar que l’àpat forma part d’una acció comercial concreta orientada a captar negoci, i no d’una despesa de caràcter personal o poc definida. Documentació que ajudaria a justificar-la:

• Factura completa emesa a nom de l’activitat
• Convocatòria o intercanvi de correus per concertar la reunió
• Presentació, oferta o pressupost lliurat aquell mateix dia o els dies previs
• Targetes de visita, dades de contacte o identificació dels assistents
• Correus posteriors amb negociació, petició d’informació o inici de la relació comercial

Un matís important: la despesa i l’IVA no sempre van pel mateix camí

Cal tenir present que una cosa és la deduïbilitat de la despesa a l’IRPF o a l’Impost de Societats i una altra el tractament de l’IVA. La normativa de l’IVA preveu restriccions específiques per a serveis de restauració i per a béns o serveis destinats a atencions a clients, de manera que convé revisar bé cada cas abans de deduir també l’IVA suportat.

En resum

Els àpats amb clients o proveïdors sí que poden ser deduïbles, però només quan es poden defensar amb solidesa. La recepta és clara: vinculació real amb l’activitat, factura, registre comptable i documentació complementària que permeti demostrar que no és una despesa personal ni una liberalitat. En fiscalitat, el problema no sol ser tant haver fet la despesa, sinó no poder-la provar bé quan arriba una revisió.